Invoice là gì? Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Các loại Invoice phổ biến

Invoice trong xuất nhập khẩu là một loại chứng từ vô cùng quan trọng trong thương mại quốc tế và vận chuyển hàng hóa đường biển. Nếu không có nó thì bạn không thể tiến hành thông quan. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Cùng tìm hiểu kỹ về loại chứng từ quan trọng này trong những chia sẻ sau đây.

Invoice là gì?

Để biết được Invoice là gì trong xuất nhập khẩu thì đầu tiên chúng ta cần biết về Invoice đã. Invoice là gì dịch? Theo nghĩa tiếng Việt nó chính là hóa đơn. Đây là một loại chứng từ thương mại vô cùng quan trọng trong lĩnh vực mua bán hàng hóa, nhất là xuất nhập khẩu. Vậy chứng từ Invoice là gì? Bạn có thể hiểu chứng từ chính là một loại tài liệu bắt buộc cần phải có trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, nó dùng để ghi lại toàn bộ nội dung của những giao dịch, nghiệp vụ cần phải được hạch toán, ghi chép vào trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Vậy chứng từ Invoice chính là một hóa đơn bắt buộc cần có.

Invoice được lập ra bởi người bán, mô tả đầy đủ về đơn giá các sản phẩm/dịch vụ, người bán, người mua, số hóa đơn, ngày tháng, nơi phát hành, tổng số tiền người mua cần phải trả cho người bán. Invoice có thể được xem là hồ sơ pháp lý nếu có đầy đủ những thông tin trên kèm các điều khoản thanh toán.

Những thông tin cần có trong Invoice

Để Invoice có giá trị và được xác nhận thì nó cần có đủ các thông tin cần thiết, được trình bày rõ ràng, không sai sót. Những nội dung cần phải có trong một bản Invoice là:

• Số Invoice và ngày phát hành: số Invoice là gì? Đây là số thứ tự được thể hiện ở trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Nó cùng ngày phát hành hóa đơn là hai thông tin quan trọng này cần phải có khi khai báo hải quan tại Việt Nam.
• Thông tin người bán/người mua: gồm tên, địa chỉ. Nó nhằm xác nhận người đại diện hai bên mua và bán.
• Thông tin về hàng hóa: hàng hóa phải có thông tin chi tiết gồm tên mặt hàng, xuất xứ,năm sản xuất, tính chất hàng hóa,… 
• Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn: nó giúp hai bên giao dịch, thanh toán rõ ràng.
• Các điều kiện thỏa thuận: tùy thỏa thuận của 2 bên mà trong Invoice sẽ có các thỏa thuận về chi phí vận chuyển, đền bù, chiết khấu, bảo hành,… đã được hai bên thỏa thuận, thống nhất, được liệt kê rõ ràng.
• Chữ ký xác nhận, đóng dấu: để Invoice có hiệu lực thì cần phải có chữ ký xác nhận của người đại diện hai bên kèm đóng dấu. Người ký nên là người có thẩm quyền của hai bên. 

Chức năng của Invoice

Chứng từ Invoice ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. 

• Lưu trữ hồ sơ: Invoice cho khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng giúp bạn biết khi nào một hàng hóa được bán, ai mua và ai bán nó. 
• Theo dõi thanh toán: hóa đơn là một công cụ kế toán rất hữu ích. Nó giúp người bán, người mua theo dõi những khoản thanh toán, số tiền còn nợ của họ. 
• Có tính ràng buộc pháp lý: một Invoice hợp lệ là có tính ràng buộc pháp lý, là bằng chứng hợp pháp về thỏa thuận giữa 2 bên mua bán về một mức giá ấn định. 
• Kê khai thuế dễ dàng: Invoice đã ghi chép, lưu giữ tất cả các thông tin giúp công ty báo cáo thu nhập và đảm bảo đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
• Hỗ trợ phân tích kinh doanh: phân tích Invoice có thể giúp cho doanh nghiệp thu thập thông tin từ những hình thức mua hàng của khách hàng đồng thời xác định xu hướng, thời gian mua hàng cao điểm, sản phẩm phổ biến,… Điều này giúp phát triển những chiến lược tiếp thị hiệu quả.

Phân biệt Invoice, Bill và Receipt

Nhiều người thường bị nhầm lẫn giữa Invoice, Bill và Receipt, thực chất chúng có sự khác nhau, cụ thể như sau:

• Invoice là chứng từ, hóa đơn được dùng trong các giao dịch quan trọng, có quy mô lớn, liệt kê đủ thông tin từng sản phẩm, ngày tháng, đơn giá, hàng hóa, số cục thuế,… Invoice được người bán lập ra, dành cho người mua khi đã chốt các thỏa thuận.
• Bill chính là hóa đơn thanh toán, yêu cầu thanh toán những phí dịch vụ mà bạn hoặc gia đình đã đăng ký dùng hàng tháng như hóa đơn tiền nước, điện, internet, gas, điện thoại,…
• Receipt khác như Invoice và Bill, nó là một biên lai với mục đích làm bằng chứng xác nhận bạn đã thanh toán một khoản tiền nào đó. 

Một số loại Invoice phổ biến hiện nay

Hiện nay có nhiều loại Invoice khác nhau, tùy từng tình huống, trường hợp mà sử dụng loại hóa đơn khác nhau. Một số loại Invoice được dùng phổ biến có thể kể đến như sau:

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ được lập nên bởi người bán, về cơ bản nó có nội dung như Invoice. Tuy nhiên Proforma Invoice được lập rồi gửi cho người mua trước khi giao hàng để một lần nữa xác nhận các điều khoản, điều kiện, cam kết mà hai bên đã thỏa thuận, thống nhất với nhau trước đây. Đây có thể được coi là một bản thảo, bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua tiến hành xác nhận thì nó sẽ hoạt động giống như một hợp đồng mua bán chính thức. Với hoá đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu được rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ những vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra. 

Proforma Invoice được phát hành sau khi bên mua yêu cầu được báo giá. Tức là, Proforma Invoice được phát hành trước khi gửi hàng. Hóa đơn này hai bên có thể tiếp tục trao đổi, thảo luận, điều chỉnh về số lượng, giá thành, thời gian giao hàng,… Sau đó nhà cung cấp phải phát hành lại Proforma Invoice để đem lại thỏa thuận tốt nhất.

Commercial Invoice là gì?

Nếu bạn được hỏi Invoice là gì trong xuất nhập khẩu thì nó chính là Commercial Invoice. Đây là hóa đơn thương mại được dùng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch xuất nhập khẩu. Hóa đơn này có nội dung rất cụ thể, mang tính chất thương mại với chức năng như một lời yêu cầu thanh toán đến bên nhập khẩu. Nội dung của Commercial Invoice khác với hóa đơn thường, nó gồm phương thức vận chuyển của lô hàng,  cơ sở khai báo hải quan, chức năng cơ bản trong thanh toán, phương thức thanh toán, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, thời hạn, tên mặt hàng,…

Commercial Invoice được phát hành sau khi cả người bán và người mua đã hoàn tất các thỏa thuận, đi đến kết quả cuối cùng. Tức là Commercial Invoice sẽ được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc được đóng vào container. Hóa đơn này thường đã đầy đủ thông tin, chính xác về số lượng và số tiền cần thanh toán. Vì thế nên thay đổi là rất khó.

Customs Invoice là gì?

Customs Invoice là hóa đơn hải quan, dùng để tính toán trị giá của hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan cũng như tính toán những khoản lệ phí khác của hải quan. Hóa đơn này thường dùng trong khâu tính thuế, có chức năng yêu cầu thanh toán tiền cho nên không được lưu thông.

Provisional Invoice là gì? 

Provisional Invoice chính là hóa đơn tạm thời, nó thay thế cho hóa đơn chính thức, được dùng trong các trường hợp sau đây. Trường hợp khi người bán hàng muốn tạm thời thu tiền luôn sau khi hoàn thành giao hàng. Trường hợp mà đơn hàng được giao nhiều lần và cả hai bên muốn thanh toán theo từng đợt. Và trường hợp khi cả hai bên muốn chọn mức giá tạm thời, còn giá bán chính thức cuối cùng sẽ được quyết định theo giá thị trường.

Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận 

Certificate Invoice chính là hóa đơn xác nhận, được dùng để xác nhận xuất xứ hàng hóa có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp. Ngoài chức năng xác nhận nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa, Certificate Invoice còn được dùng như một chứng từ với chức năng như hóa đơn.

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Final Invoice là hóa đơn cuối cùng, đây là hóa đơn chính thức cuối cùng để xác định tổng giá trị đơn hàng mà người mua phải trả cho người bán. Nó là cơ sở thanh toán tiền hàng cuối cùng để kết thúc quá trình giao dịch giữa hai bên.

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Neutral Invoice chính là hóa đơn trung gian. Trong trường hợp mà người bán tiến hành việc buôn bán thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn thì họ sẽ sử dụng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Nhưng người ký này lại không phải là người bán thực tế cho khách hàng.

Consular invoice là gì?

Consular Invoice còn được gọi là hóa đơn lãnh sự. Đây là hóa đơn được xác nhận bởi lãnh sự của nước người mua, đang sinh sống và làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự sẽ được đóng dấu, ủy quyền bởi lãnh sự quán. Nó có tác dụng để thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

Những thuật ngữ tiếng Anh về Invoice

Lĩnh vực về Invoice nhất là trong xuất nhập rất rộng, để chuẩn hóa quốc tế, hầu như các thuật ngữ đều được viết bằng tiếng Anh. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ những thuật ngữ này, cùng giải nghĩa một số thuật ngữ liên quan đến Invoice ngay sau đây nhé.

• E Invoice là gì? E-Invoice là hóa đơn điện tử. Nó được phát hành, tiếp nhận và xử lý bởi phương tiện điện tử. Đây không phải là loại hóa đơn được in trên giấy như truyền thống mà chúng ta vẫn thường thấy. Trên mỗi hóa đơn điện tử đều sẽ được cấp mã số thuế khác nhau. Khi bán hàng/dịch vụ thì mã số thuế này sẽ được lưu trữ hoàn toàn ở trên máy tính của doanh nghiệp theo đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• VNPT Invoice là gì? Đây là dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT (Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam). Những hóa đơn này đáp ứng đầy đủ các thông tư, nghị định, điều kiện pháp lý để thay thế cho hóa đơn giấy theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế. 
• Ubot Invoice là gì? UBot Invoice là một phần mềm xử lý hóa đơn tự động có ứng dụng công nghệ lõi RPA. Nó giúp xử lý tự động hàng loạt các hóa đơn đầu vào tại doanh nghiệp. Sản phẩm này được phát triển bởi akaBot – FPT Software, công ty hàng đầu Việt Nam về phần mềm doanh nghiệp.
• Freight Invoice là gì? Freight Invoice còn được gọi là hóa đơn cước vận chuyển hàng hóa. Đây là chứng từ được phát hành bởi đơn vị vận chuyển. Nó bao gồm những thông tin về xuất xứ hàng hóa, mô tả cước phí, tên người gửi hàng, trọng lượng lô hàng, những khoản phí được áp dụng,…
• Payment Invoice là gì? Nó có nghĩa là trả tiền ngay sau khi nhận hóa đơn.
• Red Invoice là gì? Nó chính là “hoá đơn đỏ” mà chúng ta thường nhắc đến. Đây là loại hoá đơn giá trị gia tăng được dùng làm căn cứ để xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp cần phải nộp cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể dùng hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc có thể tự in sau khi được cơ quan thuế phê duyệt mẫu. Doanh nghiệp cần phải có trách nhiệm lưu trữ hoá đơn.
• VAT Invoice là gì? VAT ở đây là viết tắt của Value Added tax. Nó chính là tên gọi khác của “hóa đơn đỏ”. Trên VAT Invoice thể hiện đầy đủ các thông tin về người bán và người mua (tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế).

• Shipping invoice là gì? Shipping invoice về cơ bản chỉ những hàng hóa được vận chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác, cùng với chi phí vận chuyển chúng. 
• Sample invoice là gì? Sample Invoice là hóa đơn mẫu. Đây là một mẫu PDF thường được người bán sử dụng để gửi danh sách chi tiết hóa hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cho người mua . Trong một số trường hợp, nó cũng có thể bao gồm một bản tóm tắt các giao dịch tiền tệ, điều khoản thanh toán, ngày và tên khách hàng.
• Signed commercial invoice là gì? Signed ở đây chỉ trạng thái đã được ký kết. Commercial Invoice là một loại chứng từ mà những nhà cung cấp phải có để chỉ ra số tiền phía nhà nhập khẩu phải thanh toán đồng thời xác định giá trị hải quan để từ đó căn cứ tính giá trị thuế nhập khẩu. 
• Non commercial invoice là gì? Non commercial invoice còn được gọi là hóa đơn phi thương mại. Nó là chứng từ có tính năng mở tờ khai và kê khai những vấn đề về giá, thuế nhập khẩu. Loại hóa đơn này không được dùng để làm căn cứ thanh toán giữa các bên mua bán.
• TAX Invoice là gì? Trong tiếng Anh thì Tax Invoice được dịch là hóa đơn thuế. Hóa đơn thuế là loại hóa đơn do đại lý đã đăng ký gửi tới người mua có thể hiện số thuế mà người mua cần phải nộp. Trong hóa đơn thuế bao gồm các nội dung như là mô tả, số lượng, giá trị hàng hóa/dịch vụ chịu thuế cũng như mức thuế được tính.

• AR Invoice là gì? Cụm từ đầy đủ là Accounts Receivable Invoice. Nó là hóa đơn ghi số tiền nợ của khách hàng khi ghi vào trong sổ kế toán. Với một công ty có Accounts Receivable lớn nghĩa là doanh nghiệp đó đã bán được nhiều hàng nhưng chưa thu về khoản tiền nào.
• AP Invoice là gì? Nó được viết đầy đủ là accounts payable Invoice. Đây là quy trình nhận, ghi và định tuyến hóa đơn cũng như thực hiện thanh toán. Quá trình này rất phức tạp, đôi khi yêu cầu nhiều cấp độ phê duyệt, tùy thuộc vào giai đoạn hóa đơn có thể đang ở giai đoạn nào và cách thức hoạt động của doanh nghiệp người trả tiền.
• Draft Invoice là gì? Đây được gọi là hóa đơn nháp. Nó là mẫu hóa đơn được lưu để bạn thực hiện các sửa đổi trong tương lai hoặc chuyển thành hóa đơn chiếu lệ hay hóa đơn đầy đủ để gửi cho khách hàng. Hóa đơn nháp không phải là tài liệu chính thức có thể gửi cho khách hàng.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về hóa đơn Invoice là gì. Invoice là gì trong xuất nhập khẩu rất quan trọng, cho nên nếu bạn làm trong lĩnh vực này thì hãy lưu ý đến chúng nhe. Hy vọng những thông tin tổng hợp trên đây có thể phần nào giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.