Purchase Order là gì? Các loại Purchase Order và sự khác nhau với Invoice

Purchase Order là một thuật ngữ thông dụng trong kinh doanh, thương mại. Tuy nhiên không phải ai cũng biết Purchase Order là gì. Những người mới làm quen với thị trường kinh doanh sẽ khó khăn trong việc phân biệt giữa Purchase Order và Invoice. Cùng tìm hiểu chi tiết nhé.

Purchase Order là gì?

Purchase Order hay thường được viết tắt là PO, nó có nghĩa là đơn hàng. Đây là một tài liệu thương mại chính thức, được gửi từ người mua tới người bán, ghi lại thỏa thuận bán những sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể sẽ được giao sau này. Đơn đặt hàng PO có tính ràng buộc pháp lý, cho phép người mua đặt hàng nhà cung cấp mà không yêu cầu thanh toán ngay lập tức.

Về cơ bản, Purchase Order chính là một bản hợp đồng giúp bảo vệ cả người mua và người bán nếu như có vấn đề với việc thanh toán hoặc giao hàng sau này. PO phải gồm tất cả những chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, gồm giá bán trên mỗi đơn vị mà 2 bên đã đàm phán, số lượng của từng mặt hàng được mua, các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc,…

Nội dung chính của Purchase Order 

Để đảm bảo đơn đặt hàng có tính rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin cần thiết cho việc đặt hàng, mua hàng, thì một PO sẽ bao gồm những yếu tố cơ bản sau:

• Số PO
• Ngày lập PO
• Người bán/người mua: Tên, thông tin liên hệ
• PIC
• Mô tả về hàng hóa/sản phẩm
• Số lượng hàng hóa/sản phẩm
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm
• Đơn giá
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều khoản thanh toán
• Điều kiện giao hàng
• Các điều kiện đặc biệt như FOC, Discount,…
• Chữ ký của bên mua và bên bán

Purchase Order được dùng như thế nào?

Purchase Order thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ đang đặt hàng với số lượng lớn. Ví dụ: một cửa hàng điện máy có thể cần mua nhiều loại máy móc từ một nhà cung cấp với số lượng khác nhau. Đây là quy trình đặt hàng mà chủ cửa hàng điện máy sẽ sử dụng để lấy hàng họ cần:

• Chủ cửa hàng tạo một đơn đặt hàng trình bày chính xác những gì họ cần từ nhà cung cấp.
• Nếu nhà cung cấp có hàng trong kho để đáp ứng đơn đặt hàng, họ sẽ chấp nhận đơn đặt hàng, hoàn thành đơn đặt hàng và giao hàng vào ngày đến hạn đã thỏa thuận.
• Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho các mặt hàng đã mua.
• Người mua thanh toán cho mặt hàng và việc bán hàng được xử lý thông qua hệ thống POS (Point of Sale) của người bán.

Lợi ích của việc sử dụng Purchase Order là gì?

Việc sử dụng đơn đặt hàng là vô cùng quan trọng trong kinh doanh, thương mại. Nó mang đến nhiều lợi ích, cơ bản như sau:

Tránh sự trùng lặp đơn hàng

Đơn đặt hàng mang lại một số lợi ích cho một công ty. Điều quan trọng nhất là nó giúp tránh các đơn đặt hàng trùng lặp. Khi một công ty quyết định mở rộng quy mô kinh doanh, PO có thể giúp theo dõi những gì đã được đặt hàng và từ ai.

Ngoài ra, khi người mua đặt hàng các sản phẩm tương tự, việc khớp các hóa đơn có thể khó khăn. Purchase Order lúc này giúp việc thanh toán dễ dàng hơn.

Theo dõi các đơn hàng đến dễ dàng

Ngoài ra, PO giúp theo dõi các đơn đặt hàng đến một cách chi tiết. Trên đơn đặt hàng có ghi đầy đủ các thông tin về số lượng, chủng loại, kiểu, kích thước, giá bán,… cho nên giúp đơn giản hóa quá trình kiểm kê và vận chuyển.

Dùng làm văn bản quy phạm pháp luật

Đơn đặt hàng đóng vai trò là tài liệu pháp lý và giúp tránh mọi tranh chấp trong tương lai liên quan đến giao dịch. Trong trường hợp hai bên mua bán không có hợp đồng chính thức, thì PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý. Nó sẽ trở thành tài liệu mang tính pháp lý khi đã được nhà cung cấp chấp nhận.

Một số kiểu Purchase Order được sử dụng phổ biến

PO hiện được sử dụng phổ biến trong kinh doanh nhờ có nhiều tiện lợi trong giao dịch, hỗ trợ tăng trưởng trong kinh doanh. Tuy nhiên, để ứng dụng vào trong thực tế, thì lại có rất nhiều trường hợp, tình huống ràng buộc khác nhau. Nó khiến người dùng phải linh hoạt lựa chọn những kiểu đơn đặt hàng phù hợp với điều kiện thực tế. Trên thực tế, hiện có một số loại Purchase Order thường được các nhà kinh doanh dùng phổ biến.

Standard purchase order – Đơn đặt hàng tiêu chuẩn

Standard purchase order là loại phổ biến nhất, nó được các công ty sử dụng cho các đơn đặt hàng một lần và không thường xuyên. Đơn đặt hàng tiêu chuẩn yêu cầu thông tin cụ thể hơn so với ba loại PO còn lại vì chúng là đơn đặt hàng không thường xuyên. Ví dụ, một đơn vị đặt đồ nội thất cho văn phòng mình, chúng sẽ không được đặt thường xuyên nên phù hợp dùng PO tiêu chuẩn.

Loại đơn đặt hàng này đòi hỏi về sự chắc chắn cao nhất, vì nhà cung cấp phải hoàn thiện một đơn đặt hàng mà vẫn có những rủi ro bên đặt hàng hủy đơn đặt. Loại PO này thường gồm các điều khoản, điều kiện của đơn đặt hàng, danh sách phân chia thành từng mục các mặt hàng yêu cầu và chi tiết giao hàng.

Planned purchase order – Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch (PPO)

Planned purchase order bao gồm mức độ chi tiết giống như đơn đặt hàng tiêu chuẩn, nhưng thời gian giao hàng và địa điểm giao chưa được xác định. Với những đơn đặt hàng này, thì thời điểm phát hành là điểm quan trọng nhất.

PPO về cơ bản chính là đơn đặt hàng riêng lẻ mà một doanh nghiệp có thể phát hành khi cần thiết. Các doanh nghiệp có thể dùng PPO để thay thế hoặc bổ sung các mặt hàng mà họ muốn dùng trong một khoảng thời gian. Những mặt hàng này có thể cần phải dự trữ trong một khoảng thời gian không thường xuyên, đòi hỏi thời gian giao hàng không xác định. 

Ví dụ, người quản lý một văn phòng có thể tạo PPO cho những hộp mực máy in được xuất xưởng khi mà nguồn cung cấp gần hết.

Blanket purchase order – Đơn đặt hàng trống (BPO)

Blanket Purchase Order là gì? Nó được gọi là đơn đặt hàng trống, đôi khi cũng được gọi là “đơn đặt hàng thường xuyên”. Đây là một thỏa thuận với nhà cung cấp về việc mua hàng trong tương lai, trong đó số lượng các mặt hàng là không xác định. BPO gồm các chi tiết giống như PPO, ngoại trừ số lượng mặt hàng chưa được xác định.

Ví dụ, một văn phòng có thể dùng BPO để đặt giấy máy in. Giống như hộp mực in ở trên, chúng ta có thể khó dự đoán khi nào giấy sẽ hết. Tuy nhiên, không giống như mực in, bạn khó xác định mình sẽ cần bao nhiêu giấy trong tương lai. Trong trường hợp này, bạn có thể thiết lập BPO với nhà cung cấp để có thể đặt hàng số lượng cần thiết khi tới thời điểm.

Contract purchase orders – Hợp đồng mua đơn đặt hàng (CPO)

Là loại đơn đặt hàng ít chi tiết nhất, đơn đặt hàng này chỉ quy định về các điều khoản và điều kiện được thương lượng giữa 2 bên. CPO về cơ bản là hợp đồng quy định sẽ có những đơn đặt hàng trong tương lai và cung cấp những hướng dẫn về thời điểm chúng xảy ra.

CPO giúp thiết lập các PO trong tương lai. Một PO được đặt dưới một CPO được lập trước đó. Một số CPO bao gồm những khung thời gian đã thỏa thuận cho các PO ở tương lai nhưng không có thông tin về số lượng, thời gian hoặc danh sách mặt hàng mà một công ty sẽ yêu cầu.

Irrevocable Corporate Purchase Order – Đơn đặt hàng doanh nghiệp không hủy ngang (ICPO)

Irrevocable Corporate Purchase Order là gì? Thực chất nó là một tài liệu do bên mua thương mại soạn thảo. Trong đơn hàng này chứa các thông tin về số lượng sản phẩm cần thiết, loại sản phẩm cũng như các điều kiện khác mà người mua hàng muốn việc bán hàng được tiến hành.

Sau khi được gửi cho nhà cung cấp, nó được coi là ràng buộc và nhà cung cấp có nghĩa vụ phải hoàn thành việc bán hàng.

Phân biệt giữa Purchase Order và Invoices

Invoices có nghĩa là hóa đơn. Nó được gửi bởi người bán, mô tả rõ những gì người mua nợ sau khi hàng hóa hay dịch vụ đã được cung cấp. Những hóa đơn này thường chứa các điều khoản thanh toán cụ thể giúp người mua thanh toán dễ dàng. 

Invoices đôi khi sẽ được gắn liền với Purchase Order. Khi một PO được gửi và xử lý trước một giao dịch, số PO đó thường sẽ được tham chiếu trực tiếp bởi Invoices. Điều này giúp kết nối các Invoices với các PO và thực hiện các giao dịch rõ ràng nhất.

Tuy nhiên vì 2 giấy tờ này thường đi cùng nhau nên nhiều người vẫn hay nhầm lẫn chúng với nhau. Bạn có thể phân biệt dựa theo các đặc điểm sau:

Đơn đặt hàng (PO)	Hóa đơn (Invoices)
Xác nhận đơn hàng do người mua gửi tới nhà cung cấp	Lời nhắc thanh toán do nhà cung cấp   gửi đến người mua
Được tạo khi người mua đặt hàng	Được tạo sau khi đơn đặt hàng đã được hoàn thành
Xác định những điều khoản mua hàng	Xác định xác nhận bán hàng
Ngăn tồn kho quá mức	Ngăn các khoản thanh toán bị trùng lặp      và quá mức
Giúp dễ theo dõi hàng tồn kho	Giúp tính toán chi tiêu và thuế

Đến đây hẳn bạn đã biết Purchase Order là gì rồi đúng không nào. Hy vọng những thông tin tổng hợp trên đây sẽ hữu ích đối với quý vị độc giả.